Microsoft Outlook es un servicio enormemente popular para enviar correos electrónicos en un entorno empresarial. Empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de las funciones de comunicación avanzadas disponibles en el software. Por supuesto, la profesionalidad es fundamental cuando envías mensajes a tu jefe o compañeros.
Una forma sencilla de mostrar un tono profesional es agregar tu firma personal a los correos electrónicos importantes que envías a otras personas en la oficina. El proceso es increíblemente fácil y se logra en unos pocos pasos. Después, tu firma personalizada aparecerá automáticamente en los correos electrónicos que envíes. Si no quieres firmar todos los mensajes, también puedes elegir firmar cada mensaje de manera individual.
Iniciar sesión en Outlook
Iniciar sesión correctamente hará que aparezca la pantalla de inicio de Outlook. Tendrás que escribir un correo electrónico antes de añadirle tu firma. Para crear un mensaje nuevo, haz clic en el botón “Nuevo correo electrónico” para abrir una ventana nueva para tu mensaje. La nueva ventana funciona como cualquier otra aplicación de correo electrónico. Selecciona el destinatario, dale un título para el mensaje y escribe tu texto en el campo cuerpo.
Redactar tu correo electrónico
Iniciar sesión correctamente hará que aparezca la pantalla de inicio de Outlook. Tendrás que escribir un correo electrónico antes de añadirle tu firma. Para crear un mensaje nuevo, haz clic en el botón “Nuevo correo electrónico” para abrir una ventana nueva para tu mensaje. La nueva ventana funciona como cualquier otra aplicación de correo electrónico. Selecciona el destinatario, dale un título para el mensaje y escribe tu texto en el campo cuerpo.
Agregar una firma al mensaje
Después de redactar tu correo electrónico, solo hay que firmarlo antes de enviarlo. Para ello, tendrás que asegurarte de que la pestaña Mensaje está seleccionada en la parte superior de la pantalla. El botón firmas está en el extremo derecho de la barra de herramientas del mensaje. Haz clic en el icono del lápiz y el papel para abrir la pantalla de opciones de firma. Si no hay datos en este panel, haz clic en firmas para hacer la primera.
En la nueva ventana que aparece, busca el cuadro con la etiqueta “Seleccionar firma para editar“. Como es tu primera firma, el cuadro debería estar vacío. Haz clic en el botón Nueva para escribir un nombre para la firma. Escribe lo que quieras en el campo, aunque se recomienda ser profesional.
Edición de firmas y funcionalidad avanzada
Outlook te permite agregar muchos elementos a tu firma además de texto plano. Puedes agregar imágenes, una tarjeta de visita, un logotipo o incluso escritura manual. Haz clic en Editar firma y selecciona el nombre que has creado en el paso anterior. Esta pantalla permite ajustar el tamaño de la fuente, el color y todas las funciones del procesador de textos que se esperan del software moderno. Copiar texto sólido desde otro programa puede ayudarte con el formato de viñetas y otras cadenas complejas.
Esta misma pantalla permite agregar imágenes de logotipo o tarjetas de visita a la firma. Haz clic en Insertar y seleccionar imágenes para elegir una imagen de tu dispositivo. O haz clic en el botón Tarjeta de presentación para agregar un escaneo de tus documentos físicos.
Seleccionar la frecuencia de la firma
Con una firma seleccionada, puedes configurar con qué frecuencia se aplica a los correos electrónicos que envías. A la derecha del cuadro Editar firma está la configuración de correo electrónico. Asegúrate de que tu cuenta deseada aparece en el cuadro de arriba. Luego, selecciona qué sucede con los mensajes nuevos y las respuestas o reenvíos de mensajes. La opción (ninguno) hará que la firma no aparezca de forma predeterminada. De lo contrario, haz clic en tu plantilla de firma deseada para los mensajes nuevos y las respuestas.
Otra opción para correos electrónicos
Si prefieres no crear una cuenta Microsoft o pagar el servicio de suscripción, hay alternativas gratuitas para enviar correos electrónicos. Por ejemplo, Mozilla Thunderbird ha arrasado gracias a su facilidad de uso y escasos obstáculos para acceder.
Este artículo es una traducción del post publicado por Douglas Fakler.
